Administrar el tiempo es una idea equivocada

¿Cuántas horas laborables son realmente laborables? En teoría son 40 horas por semana, 8 por día. Sin embargo, en la sumatoria final resultan un poco menos de 40. Pero 40 es el límite y hay que arreglárselas con ese tiempo.

Ese umbral teórico de 40 horas sirve para calcular una tasa de desempeño: dividir el número de horas efectivas de trabajo para 40. Si ese resultado es cercano a uno, mejor la situación. Pero, ¿cómo determinar el número de horas de trabajo efectivo? 

La forma en que se medir el número de horas efectivas de trabajo es a través de la técnica Pomodoro. Junto con el reloj llevo una lista etiquetada con el día de la semana, la fecha y 16 casillas cuadradas. Cada casilla es media hora de trabajo: 25 minutos de enfoque más 5 de descanso. Por tanto, la lista contiene un registro del tiempo trabajado.

Varias conclusiones reveladoras he obtenido de esa lista de casillas. La primera: trabajar en un mismo tema más de dos horas agota mi energía a una velocidad mayor. Pero cuando mezclo las actividades, la mayoría de las casillas son tachadas al final del día. En resumen: variar de actividad aumenta la productividad.

Otra conclusión: administrar el tiempo es una idea equivocada. No es igual el ritmo de trabajo en las primeras horas de la mañana que en las últimas horas de la tarde. Por eso, si a primera hora me dedico a hacer lo trivial o lo fácil, luego no tendré ni la motivación ni la energía para emprender en tareas complejas y de mayor esfuerzo cognitivo.

Así que en la hoja de tareas del día siempre va primero lo más feo, lo más laborioso, lo más complejo. Es amargo beber de ese trago, pero no hay de otra para ser realmente productivo en el día. 

Las tareas que fuerzan menos los sesos, como hacer un gráfico en inkscape u ordenar pdfs, las hago en las últimas horas del día. Inclusive resulta una forma de descanso, si las comparo con las tareas complejas ya realizadas.

En conclusión: administrar las tareas en base a la limitada energía que dispongo es mejor que distribuirlas a lo largo de las 8 horas laborables. Lo más complejo primero, lo más trivial (pero necesario) queda para el final del día.