La regla de oro de la productividad

Siguiendo el con las herramientas para mejorar los resultados en los estudios y en el trabajo te contaré sobre la afamada técnica GTD (Getting Things Done) de David Allen. 




Esta técnica es atractiva por su sencillez y sentido común. Basta con hacer una lista de tareas pendientes, ordenar lo urgente, lo importante, lo que puede hacerse en otro momento y luego ejecutar las acciones para completar la tarea o realizar parte de ella. Así de simple.

Pero simple no significa fácil.

El motivo principal para realizar una lista es liberar tu mente de recordatorios para enfocarse plenamente en realizar las tareas pendientes. Tal vez aún no lo hayas notado, pero el número de cosas en las que puedes estar más o menos atento es limitado.

Se ha concluido que puedes tener, como promedio, unas cuatro ideas en tu cabeza, pero más de eso ya te daría problema con lo que traes entre manos. Es como si en un sofá para tres alguien más pretendiera tomar asiento. Alguno se tendrá que levantar, no hay de otra.

Y esa es la idea, al anotar en una lista las tareas, dejas espacio en tu mente (es decir, en tu córtex prefrontal) para pensar con más claridad-enfoque y ejecutar mejor lo que tienes que hacer, en lugar de estar rumiando en tu mente lo que bien puedes tener anotado.

Lo que promete la técnica, cumple.

Para iniciar en este arte de GTD basta una hoja de papel, lápiz y unos pocos minutos para anotar todo lo que esté pendiente por hacer.

Al primer intento obtendrás una lista mezclada de cosas que debes hacer, cosas que debiste haber hecho y cosas que tal vez harías si quisieras pero que no hacerlas no es tan grave. Completar la lista es el primer paso.

Ahora es momento de planificar qué hacer primero, qué hacer luego y qué se puede hacer cualquier rato. Esta es la parte complicada, porque no suele ser tan claro ordenar las cosas importantes que no son urgentes.

Por eso, esta técnica recomienda una regla muy simple de seguir que zanja varias tareas: la regla de los dos minutos. Si identificas que una tarea la puedes cumplir en menos de dos minutos, pues hazla y ya. Así de simple ponerse en acción.

Ya tienes la lista, la has ordenado y es momento de actuar. Aquí entra un consejo que suele generar endorfinas como recompensa: inicia con la tarea más compleja. Es obvio que ocuparse en lo menos agradable es poco motivador.

Es cierto, uno está tentado a completar las tareas más sencillas como responder correos breves, ordenar algún papeleo o retirar algo de algún lado.

Pero nada pierdes intentando, al menos un día, hacer primero la tarea más fea de las feas y al completarla o cumplir parte de ella te sientas superado por ti mismo. Y un poco elevado tu ego, una pizca más feliz.

GTD es una técnica que con práctica la vas perfeccionando. O le vas dando tu toque personal. Hay decenas de aplicaciones para Android e imagino que también para otros sistemas operativos.

Yo usaba una app hace tiempo, pero noté que me resultaba mejor hacer la lista en hojas de papel, anotando a mano las tareas.

Sentí que el placer de tachar la tarea realizada tenía más emoción que cuando lo hacía en una aplicación para PC o smartphone.

Otra de las cosas que vas encontrando a punta de práctica es la longitud de la lista de tareas diarias. Notarás que hacer una lista larga termina por dejar sin completar varias tareas.

Lo mejor que a mí me ha resultado es hacer una lista con máximo tres tareas para las mañana y entre dos y tres para la tarde. Una lista con más de seis tareas te dejará una insatisfacción cuando no la cumplas.

Otro punto clave es el momento de crear la lista. Aquí hay dos opiniones que son bastante válidas porque ambas las he probado y funcionan. Una de ellas es hacer la lista el día anterior por la noche.
La ventaja de hacerlo en este horario es darle tiempo a parte de tu mente que procese de forma inconsciente si la prioridad que le has dado a la tarea es la correcta.

Varias veces despiertas con la certeza de modificar el orden de lo que planificas hacer y ese nuevo orden termina haciendo tu día más productivo.

El otro momento es, como ya lo podrás imaginar, crear la lista al inicio del día, justo en el primer momento de la mañana.

Por lo general la ventaja de este horario es que tu mente está lo más fresca para pensar con claridad en lo que debes darle prioridad.

Al final, prueba las dos y quédate con la que mejor te resulte.

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